Si no te has aburrido con el post anterior, y todavía te planteas ser auditor, continúo aquí con tres comportamientos útiles para ser auditor. Al finalizar, llevaremos 6, y mantengo mi promesa de que al final sean 9.
- Capacidad de observación
Los auditados pretenden que las auditorías terminen siempre sin discrepancias abiertas. Primero, porque eso evita tener que dedicar esfuerzo no previsto en resolver los problemas, y segundo, porque una auditoría sin discrepancias se puede presentar a cualquier cliente como aval de "lo buenos que somos"
En una visita corta (Las auditorías pueden durar unas horas nada más) el auditor debe ser capaz de ver lo más posible, de forma que si ve algo "raro", pueda pedir las explicaciones al auditado en el momento oportuno. Si se pierde la oportunidad, es posible que no se pueda evidenciar un incumplimiento, y por lo tanto, no podrá figurar en el informe final, y no se resolverá.
Observar es una actitud activa, en la que se adquiere consciencia del entorno físico y de las actividades, y parece obvio que un auditor debe ser capaz de observar y ver lo que ocurre a su alrededor. Esto le evitará distracciones, y anulará una de las más poderosas armas del auditado: la distracción.
- Capacidad de percepción
Si la observación es una actitud activa, la percepción es instintiva.
En realidad, se audita con los cinco sentidos, de forma casi inconsciente (especialmente cuando se han hecho muchas auditorías), y eso permite entender las situaciones reales, más allá de lo que veas o lo que escuches.
Por poner un ejemplo, en una auditoría de ciertos requisitos de higiene el auditado mostró un contrato de servicios de limpieza de las oficinas. El contrato cumplí los requisitos legales, y formalmente no tenía problemas. Sin embargo, el auditor observó que tenía los puños de la camisa sucios tras haber estado escribiendo durante un cierto tiempo. Volvió a sacar el contrato, y preguntó más en profundidad por su cumplimiento. Se abrió finalmente una no conformidad, con la evidencia de que las oficinas estaban sucias ("los resultados de la limpieza de acuerdo al contrato X no eran los garantizados por el propio contrato", para ser más exactos) y tras el análisis de las causas se pudo evidenciar que el personal contratado, que no tenía supervisión por no quedar nadie en las oficinas cuando entraban a trabajar, no cumplía con las horas acordadas. La situación se recondujo, y el auditado quedó satisfecho.
- Versatilidad
Muchos auditores hacen auditorías en empresas de diferentes sectores o en distintos países. Es imposible saber de todo, por lo que es importante una buena preparación de la auditoría y de todo lo que la rodea: el lugar, la hora, el cargo de los auditados que te acompañarán, las personas a las que visitarás durante la auditoría, etc.
Es necesario adaptarse a los usos y costumbres del lugar, al idioma, a los horarios, etc. No hacerlo así genera tensiones y pone en riesgo la efectividad de la auditoría al perderse la confianza mutua entre auditor y auditado.
Un belga pretendía auditar una empresa española. Envió unos días antes el plan de la auditoría, en el que había previsto una parada para comer a las 12. El auditado indicó que la pausa par la comida en la empresa estaba fijada a las 14, por lo que parar a las 12 suponía interrumpir el trabajo dos veces. A las 12, y luego a las 14, cuando todo el personal estaría comiendo, y por lo tanto no se podría ver ninguna actividad.
El auditor belga se sintió ofendido por lo que él creía que era una tomadura de pelo, y cambió el plan a regañadientes, quejándose de que si él no comía a las 12, desfallecería. Como resultado, unos días después, a las 12, y cuando se estaba realizando la auditoría, trajeron un bocadillo para el auditor (sólo para él) y los presentes pidieron al auditado que se lo comiera, ya que no querían que "desfalleciera". Ni qué decir tiene que el resto de la auditoría transcurrió en un clima de extrema tensión y fue bastante desagradable.
Continuará...
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