Haces la auditoría un determinado día. Has tomado notas y fotografías (si te lo han permitido), has discutido con el auditado sobre lo que estaba bien y lo que estaba mal. Tienes guardados los nombres de todos los participantes en las reuniones inicial y final, junto con sus datos de contacto. Recuerdas, como si hubiera sido ayer (al fin y al cabo, sólo han pasado un par de días, a lo sumo) todas las conversaciones, las reacciones a las preguntas o las miradas cruzadas dando a entender que "si miras ahí, la lías". Todo.
Y entonces vuelves a la tranquilidad de tu mesa, a la confianza de tu ordenador, y te dices: "Hago el informe y me lo quito de encima". El inicio es fácil: Fecha, lugar, asistentes, alcance, criterio, documentación de referencia... lo normal. Hasta puedes tenerlo en una plantilla, para no tener que copiar estas cosas cada vez. Luego empiezas la descripción metódica del desarrollo de la auditoría, con las consabidas frases habituales: "se realiza una visita a las instalaciones de......"; "se toman muestras de los registros de la actividad..."; se consultan los archivos de personal.....", hasta aquí, todo en orden. Unos minutos más y lo tengo hecho.
Pero luego llegas a la parte en la que tienes que decir lo que has visto "de verdad" lo que hace que esa auditoría haya sido diferente de cualquier otra. Y comprendes que la memoria es frágil, porque empiezas a mezclar lo que has visto en el almacén de ayer, con lo que viste en el almacén de hace dos días, porque ya no te queda claro si en este laboratorio hacían ensayos de materiales, o sólo ensayos eléctricos, y porque te das cuenta, una vez más, que cada auditoría es de su padre y de su madre. Piensas que todo se soluciona con una llamada de teléfono al simpático auditado:
-"Hola, fulanito, ¿en tu laboratorio hacíais ensayos de materiales?... es que no me ha quedado claro.
- Sí claro, ¿no te acuerdas que vimos la maquinaria de ensayos y me pediste los certificados de inspección?
- ..... Ah, claro, no me acordaba... disculpa..."
Pero sólo de pensar en hacer esa llamada tienes la incómoda sensación de que tu credibilidad, y la de todo tu trabajo, se iría irremediablemente al garete.
Acudes con desesperación a tus notas. Ahí estará la solución a tus preocupaciones, porque tomas nota de todo. Pero justo ahí, sólo hablas de "laboratorio de ensayos", sin especificar. No te resuelve nada... ¡¡Las fotos!! piensas con desmedida alegría. Ya está, no hay problema. Pero sí lo hay. Tienes dos fotos. Una ha salido movida, porque el teléfono no es una cámara como debería, y además no pusiste el flash, y la otra es de un detalle tan particular de uno de los equipos, que no tienes ni idea de para qué servía. Sólo recuerdas que te había llamado la atención una aparente mancha de óxido que resultó ser pintura descascarillada, sin mayor influencia en el funcionamiento. Eso tampoco te ayuda.
Y mientras escribes tu informe con generalidades, y con la impresión de que el que lo lea se va a creer que ese día no estabas a lo que tenías que estar, piensas que un informe de auditoría, al fin y al cabo, no lo lee entero nadie, y que lo importante es que las no conformidades, al final del todo, estén bien descritas y bien documentadas.
Y eso, quieras que no, tranquiliza, aunque te prometes, una vez más, que eso no te va a volver a ocurrir, porque la próxima vez haces el informe durante la auditoría...
La próxima vez.
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