Así serán las auditorías después del COVID-19 (o no)

Habían pasado casi tres meses desde la última vez que participé en una auditoría "como es debido". Causas de fuerza mayor de todos conocidas habían obligado a todos en general y a los auditores en particular a adaptarse a toda prisa a la nueva realidad mundial. Una realidad que impedía cualquier relación entre humanos que no convivieran en el mismo domicilio a menos que se pudiera guardar una distancia prudencial entre ellos. En esa situación, que había pillado con el pie cambiado incluso a aquellos que tenían la obligación de estar atentos, las auditorías se aplazaron, creyendo tal vez las noticias de televisión que decían que esto era como una gripe y que habría sólo algún caso aislado. Luego, según iba pasando el tiempo y aumentaba la tragedia, las noticias cambiaban, y ante la incertidumbre de cómo evolucionaría la situación más adelante, se descartaron más aplazamientos y se empezaron a utilizar herramientas que tres meses antes habían sido consideradas insuficientes y casi casi inaceptables. Así, se convirtió en normal la auditoría por videoconferencia, en la que las evidencias de lo observado eran "pantallazos", fotografías y documentos que el auditado enviaba al auditor, o grabaciones, cuando estaban acordadas por todos los participantes por aquello de la Ley de Protección de Datos. Demasiada ventaja para el auditado, aparte de ser bastante aburrido.

Afortunadamente, el mundo recuperó poco a poco el ritmo de vida anterior para entrar en lo que se empezó a llamar "nueva normalidad", que no era sino una expresión eufemística para decir que nada iba a ser como antes, y que nos olvidáramos de muchas costumbres anteriores. En ese nuevo orden de cosas, las auditorías también volvieron, pero como todo, fiueron "de otra manera" a la que hubo que acostumbrarse.

Aún recuerdo mi primera auditoría tras la peor pandemia de los últimos cinco siglos. Fue a un proveedor de servicios de mantenimiento de aeronaves.

- Buenos días - dije al llegar.

- Buenos días, te estábamos esperando - me respondió mi interlocutor con un gesto de la cabeza, mientras me indicaba con la mano que pasara al interior y se apartaba dos pasos - Pasa al cambiador de recepción, por favor.

El llamado cambiador de recepción era un cubículo cuadrado fabricado con tres mamparas de los mismos materiales con los que se construyen los stands de las ferias. Recordaba a un cambiador de tienda de ropa, pero sin puerta ni cortinilla, y de ahí el nombre. Era de color blanco, y se veía claramente que lo habían puesto de forma provisional hasta que tuvieran algo más sólido y definitivo. No obstante, cumplía su función perfectamente. En el interior no había gran cosa: en una esquina una papelera, y en una de sus paredes un dispensador de gel hidroalcohólico, otro de guantes desechables y otro de mascarillas. Junto a ellos, un panel indicaba las instrucciones: "Como medida de higiene, deposite en la papelera sus guantes y su mascarilla, aplíquese el gel en las manos y tome unos guantes y una mascarilla del dispensador. Disculpe las molestias. Muchas gracias". Hice como se indicaba y me sorprendió ver una gran V en un lateral de la mascarilla que me acababa de poner.

- Sustituye a la antigua pegatina de visitante - me dijo mi anfitrión, adivinando lo que estaba pensando. Luego, me indicó que le siguiera.

Entramos por un camino marcado en el suelo con dos líneas paralelas amarillas hasta una sala de reuniones en la que había una gran mesa rectangular, con dos sillas, una en cada extremo del mismo lado largo. En el extremo opuesto, una gran pantalla de televisión mostraba un salvapantallas con el nombre de la empresa. La imagen provenía de un solitario portátil situado frente a una de las sillas. Nos sentamos cada uno en una silla (yo en la que no tenía ordenador) y me dispuse a comenzar mi auditoría.

El auditado fue mostrándome los documentos y registros que le iba pidiendo, sin novedad. Poco a poco iba respondiendo a mis preguntas, y se veía que controlaba la situación. En un determinado momento, cuando le pedí un cierto documento, me dijo.

- Eso te lo va a explicar mejor mi compañero, que es el que lleva ese tema. Espera, le aviso.

Y a continuación, puso el manos libres para que pudiéramos oírnos los tres.

- Hola, mira - dijo sin más preámbulo a quien contestó la llamada - estoy aquí en la auditoría. Tienes que explicar el proceso de compras de material, que te lo sabes mejor que yo.

- Vale, voy. ¿Dónde estáis? - respondió la voz al otro lado del teléfono.

- Sala 4 - dijo lacónicamente

- En esa sala no podemos estar tres. No guardaríamos la distancia. Entro por videoconferencia - comentó la voz.

- Venga, vale. Gracias - Dijo a modo de despedida.

A los treinta segundos, un mensaje en el ordenador avisaba de una videollamada entrante, que fue aceptada inmediatamente. En pantalla apareció un hombre de edad indefinible, que portaba una mascarilla reutilizable con el logo de la empresa. Nos presentamos y la auditoría pudo seguir sin mayor contratiempo. Todas las demás entrevistas de la auditoría se hicieron de la misma manera, ante la imposibilidad de recibir a más personas dentro de la sala. Todas ellas se conectaron por videoconferencia, compartieron en pantalla aquello que se les pidió, y enviaron por email las evidencias que fueron necesarias.

En el momento de la visita al hangar y los talleres, mi anfitrión me indicó que debíamos seguir el camino marcado, para garantizar la separación con el personal que trabajaba en la oficina. Así lo hicimos, hasta que llegamos al hangar. Una vez allí no teníamos ordenador para las videoconferencias, por lo que las entrevistas con el personal que estaba trabajando se hacía en determinados puntos marcados del camino frente a los que había unos círculos en los que se situaba el entrevistado, siempre a un par de metros de nosotros. Todo transcurrió con normalidad.

Al final, nos despedimos, y mi acompañante, siempre por el camino amarillo, me llevó hasta la salida. Al pasar de nuevo por la oficina me pareció ver a algunas de las personas con las que habíamos mantenido las videoconferencias, pero no podría asegurarlo, porque las mascarillas que llevaban, todas iguales con el logo de la empresa, me hacían dudar. Me quedé con las ganas de saludarlos, como se hacía algunos meses antes, pero no fue posible.

De vuelta al principio, en el cambiador de recepción, me quité la mascarilla con la V y los guantes que me habían dado, y después de darme gel en las manos me puse el equipo propio que llevaba de repuesto, me despedí con un gesto de cabeza, y me dirigí a mi coche pensando ya en el informe que tenía que escribir.